Gemeente Eindhoven:
'Het is niet snel te gek'
Uitkeringsspecificaties, uitnodigingen en besluiten op aanvragen. Bij het sociaal domein van de gemeente Eindhoven werden deze en vele andere documenten geprint, in een envelop gestopt en in de postbak gelegd. En dat tienduizenden keren per maand. Tot voor kort. Projectleider Wendy van der Kruijs vertelt over de nieuwe aanpak.
Remote Printing
“Ik kreeg de tip van Ergon Participatiebedrijf, dat onze post in de regio bezorgt, om met depostBode in gesprek te gaan. We wilden ons post-proces namelijk graag vereenvoudigen. Dat kan nu met Remote Printing. Medewerkers klikken op ‘printen’, kiezen voor de printer bij depostBode en de brief wordt op ons briefpapier een dag later bezorgd. En dit kan zelfs vanuit huis. Ook voor onze retourenveloppen en de aangetekende post hebben we samen maatwerkoplossingen gevonden.”
Heel belangrijk: veiligheid
“Het is fijn dat het niet snel te gek is bij depostBode: ze denken overal in mee. Zelfs als ze de software moeten aanpassen. En ze schakelen supersnel; ik hoef maar een appje te sturen en zaken worden opgepakt. Voor ons als gemeente is de beveiliging van persoonsgegevens natuurlijk van groot belang. Daar hebben we samen dan ook alles aan gedaan. De ICT-afdeling van de gemeente heeft nauwlettend meegekeken en we hebben een data protection impact assessment (DPIA) laten uitvoeren. Gelukkig is dit onderdeel volledig in orde.”
Meer afdelingen
“Voor collega’s van het sociaal domein is de nieuwe manier van werken best spannend. Ze zien brieven namelijk niet meer voordat ze bij inwoners op de mat belanden. Daarom hebben we een klankbordgroep opgericht voor vragen en adviezen. Daarin zit ook iemand van depostBode. Ook hebben we een animatiefilm gemaakt waarin we uitleggen wat er precies gebeurt. Later zullen we Remote Printing ook implementeren bij andere afdelingen. Het belangrijkste voordeel hiervan? Dat we meer tijd hebben voor onze inwoners!”
Samenwerkingen
